Erfolg­reich (Logistik-) Pro­jekte abwickeln

Erfolgreich Projekte abwickeln ILM
Wann ist ein Projekt erfolg­reich und wie kann man den Erfolg innerhalb eines Pro­jektes maß­geblich beein­flussen? Unab­hängig von der Branche und der Unter­neh­mens­größe ist heut­zutage die Art und Weise Pro­jekte abzu­wi­ckeln und zu managen in vielen Unter­nehmen durch deren Kultur sowie Leitbild geprägt und folglich unter­schiedlich. Es gibt ver­schiedene Ansätze, wie zum Bei­spiel die klas­sische oder die agile (Scrum, Six Sigma, etc.), Pro­jekt­ab­wicklung. Je nach Pro­jekt­inhalt und Aus­prägung sollte die richtige Auswahl gut über­dacht werden. Die Qua­li­fi­zierung der eigenen Mit­ar­beiter und das Bereit­stellen der benö­tigten Per­so­nal­res­sourcen für ein Projekt ist unab­dingbar. Erfah­rungs­gemäß ent­steht oft ein Inter­es­sens­kon­flikt zwi­schen Pro­jekt­arbeit und Daily Business. Unab­hängig von der Auswahl der Pro­jekt­ma­nage­ment­me­thode sind fol­gende Fak­toren aus unserer Sicht für den Pro­jekt­erfolg ent­scheidend: eine klare Ziel­for­mu­lierung, die Erwar­tungen der Sta­ke­holder ein­holen, die Pro­jekt­ri­siken defi­nieren und den kri­ti­schen Pfad kennen, den Pro­jekt­verlauf regel­mäßig kom­mu­ni­zieren, die Auswahl eines Pro­jekt­ma­nagement-Tools, Auf­gaben, Ziele und Auftrag kon­ti­nu­ierlich über­prüfen.

Pro­jekt­ma­nagement- und Qualität-Standards

Wir haben innerhalb unserer Orga­ni­sation eigene Pro­jekt­ma­nagement- und Qua­lität-Stan­dards defi­niert. Diese beinhalten klar defi­nierte Pro­jekt­rol­len­be­schrei­bungen und eine ein­heit­liche Vor­ge­hens­weise unserer Berater und Pro­jekt­ma­nager in der Orga­ni­sation und Steuerung von Pro­jekten. Letztlich sind somit die eigenen Spiel­regeln klar defi­niert. Um die Qua­lität und die Ziel­er­rei­chung innerhalb des Pro­jekts sicher­zu­stellen, haben wir einen internen Quality-Check-Prozess ein­ge­führt, der aus ver­schie­denen Phasen besteht. Im Wesent­lichen werden vor, während und nach dem Projekt fest­ge­legte Pro­jekt­pa­ra­meter gemeinsam im Pro­jektteam abge­fragt und besprochen. Neben einer guten Aus­bildung der Pro­jekt­ma­nager, auf die man Wert legen sollte, ist eine ein­deutige Fest­legung der Pro­jekt­ma­nage­ment­me­thode vor Pro­jekt­start unab­dingbar. Vor allem sollte der Pro­jet­kauf­trag­geber, sprich der Kunden bei dieser Ent­scheidung unbe­dingt ein­be­zogen werden. In unserer nächsten Serie gehen wir darauf ein, welche Pro­jekte sich für eine klas­sische und welche sich für eine agile Methode anbieten.

Fest­legung der Pro­jekt­ma­nage­ment­me­thode: Klas­sisch oder agil?

Klas­sische Pro­jekt­ma­nagement-Methoden werden oftmals in Bau- oder Moder­ni­sie­rungs­pro­jekten ange­wendet. Sie benö­tigen eine klare Pro­jekt­orga­ni­sation und stellen die Ziel­er­rei­chung in den Mit­tel­punkt. Die Pro­jekt­ziele sind klar defi­niert. Abwei­chungen oder Ände­rungen werden als störend ein­ge­stuft, da diese mit­unter kos­ten­in­tensiv sind. Dieser Ansatz ist stark plan- und pro­zess­ge­trieben und beinhaltet viele Regeln und Auf­gaben, die von einer höheren Instanz (Projektsteuerung/Projektleitung) über­wacht und gesteuert werden. Der voll­ständige Nutzen ent­steht übrigens erst am Ende. Agile Methoden (Scrum, Kanban etc.) kommen aus der Software-/Pro­dukt­ent­wicklung. Gerade in dyna­mi­schen Umge­bungen, in denen sich Anfor­de­rungen durch die Nutzung inno­va­tiver Tech­no­logien stetig ändern und sich die Märkte rasch ent­wi­ckeln, sind agile Vor­ge­hens­weisen klar im Vorteil. Sie eignen sich für Pro­jekte mit kurzer Laufzeit, unter­stützen die Fle­xi­bi­lität in der Ziel­er­rei­chung und stellen den Kun­den­nutzen in den Vor­der­grund. Ände­rungen werden als sinn­volle Ver­bes­se­rungen ein­ge­stuft. Dabei orga­ni­siert sich das Pro­jektteam selbst, wodurch oftmals eine hohe Team­mo­ti­vation mit hoher Team­per­for­mance ent­steht. Fazit: Beide Modelle haben sicherlich ihre Berech­tigung, Vor­teile und Anwen­dungs­ge­biete. In vielen Branchen oder Anwen­dungs­fällen muss das klas­sische Pro­jekt­ma­nagement her­an­ge­zogen werden, weil sich agile Pro­zesse hier gar nicht eignen. Um zu einer ersten Ein­schätzung eines Pro­jekts zu kommen, welches Vor­gehen wahr­scheinlich das ziel­füh­rendste ist, kann die Stacey Matrix übrigens eine weitere gute Ori­en­tierung bieten.

Digi­tales Pro­jekt­ma­nagement – Einsatz eines PM-Tools

Viele Unter­nehmen setzen auch heute noch Excel-Tabellen für die Pro­jekt­planung und Abwicklung ein. Excel kennt man und es ist einfach bedienbar, aber gerade bei kom­plexen Pro­jekten geht der Über­blick schnell ver­loren, ins­be­sondere beim Multi-Pro­jekt­ma­nagement, was fatale Aus­wir­kungen mit sich bringen kann. Grund­sätzlich sollte ein Projekt immer mit hoher Effi­zienz abge­wi­ckelt werden. Eine gute Orga­ni­sation sowie Kom­mu­ni­kation sind also unum­gänglich. Wir wickeln unsere Pro­jekte mit unserer eigens ent­wi­ckelten PM-Appli­kation i‑ProjectRoom ab. Diese ermög­licht uns, allen Pro­jekt­be­tei­ligten jederzeit die nötigen Infor­ma­tionen und Inputs zugänglich zu machen und damit direkt oder indirekt zu kom­mu­ni­zieren. Das Spektrum der Kom­mu­ni­kation innerhalb der Web-Appli­kation reicht dabei von direktem Benach­rich­tigen, To dos oder Ter­mi­n­um­fragen, bis hin zur Erfassung von Budgets, Risiken, Pro­to­kollen, Ter­min­ka­lendern, Mei­len­stein­plänen oder all­ge­meinen Doku­menten über das Projekt. Über das Projekt-Dash­board werden uns alle rele­vanten Pro­jekt­in­for­ma­tionen (Fort­schritt, To-Dos, Budget und Risiken) auf einen Blick ange­zeigt. Die Pro­jekt­ampel zeigt uns, ob wir auf Kurs sind oder wir steuernd ein­greifen müssen. Fazit: Pro­jekte nicht digital respektive nicht mit einem PM-Tool abzu­wi­ckeln, kann den Pro­jekt­erfolg maß­geblich gefährden. Sprechen Sie uns an. Gerne unter­stützen wir Sie bei der Auswahl des rich­tigen PM-Tools. 
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