Logistik-Soft­ware­ein­führung

Logistik Softwareeinfuehrung-ILM

Mit der Logistik Richtung Zukunft, dank der rich­tigen IT-Verknüpfung.

Die Ansprüche an die Logistik ver­ändern sich durch den ste­tigen Wandel der Tech­no­logie. Nicht nur innerhalb der Logistik kommen heute eine Vielzahl von neuen Tech­no­logien zum Einsatz, sondern auch das logis­tische Umfeld befindet sich in einem ste­tigen Technologiewandel.

Der heutige Kunde einer logis­ti­schen Dienst­leistung wünscht jederzeit und überall aktuelle Infor­ma­tionen zu den Pro­dukten abzu­rufen zu können. Wer denkt, dass sich dieses Phä­nomen rein auf den in den letzten Jahren stark wach­senden B2C-Bereich begrenzt, der mag sich irren. Auch der B2B-Bereich steht aktuell unter grossem Druck sich entlang von neuen Tech­no­logien hin zu mehr Trans­parenz für den Kunden zu entwickeln.

Um diesen Anfor­de­rungen der Kunden gerecht zu werden, ist es essen­ziell die vor­han­denen Infor­ma­tionen jederzeit und über die gesamte IT-Sys­tem­hier­archie ver­fügbar zu machen. Eine zen­trale Rolle in der Erfassung und Wei­tergabe dieser Infor­ma­tionen bildet dabei die bestehende IT-Land­schaft sowie die ver­wendete Lager­ver­wal­tungs­software auf.

Hier­archie einer „state oft the art“ IT-Systemlandschaft

Hier­archie einer „state oft the art“ IT-Systemlandschaft

Wenn Sie sich mit der Opti­mierung der IT-Sys­tem­land­schaft im Umfeld der Logistik beschäf­tigen, sollten Sie zunächst die gän­gigen Ebenen, die in der Lager­lo­gistik genutzten IT-Sys­tem­land­schaft, kennen. Die Ebenen / Instanzen sind hier­ar­chisch ange­ordnet und tau­schen ziel­ge­richtet Infor­ma­tionen unter­ein­ander. Sie bilden somit einen gemein­schaft­lichen IT-Verbund.

Die oberste Ebene – die Admi­nis­trative-Ebene – ist für die stra­te­gische und ope­rative Planung der Res­sourcen im Unter­nehmen zuständig. Hier findet, neben der Planung der Pro­duktion, auch die Auf­trags­ab­wicklung auf Basis von Kun­den­in­for­ma­tionen mittels eines Enter­prise Res­source Planning Systems [ERP-System] statt. Die Admi­nis­trative-Ebene steuert dabei die unter­ge­ord­neten Ebenen und agiert somit als HOST. Daher wird sie auch als HOST oder HOST-Ebene bezeichnet.

Auf der zweiten Ebene – auch Client oder Leit-Ebene genannt – werden Befehle und Inputs der Admi­nis­trativ-Ebene (HOST-Ebene) aus­ge­führt und ent­spre­chende Sta­tus­be­richte zurück­ge­meldet. Hier ist das Lager­ver­wal­tungs­system (LVS) ange­siedelt. Die Client- oder Leit-Ebene hat ihrer­seits eine befehls­ge­bende Funktion für die unter­ge­la­gerten Ebenen.

Unterhalb der Client-Ebene ist die Sub-Client-Ebene oder Mate­ri­al­fluss-Ebene ange­ordnet. Hier laufen die Zusatz­funk­tionen des WMS ab. Meist ist diese Ebene ein fester Bestandteil des über­ge­ord­neten LVS und wird vom selben Anbieter zur Ver­fügung gestellt.

Die vierte und letzte Ebene umfasst die für alle Waren­be­we­gungen rele­vante Hardware auf der Steue­rungs­ebene. Der Grad der Auto­ma­ti­sierung richtet sich dabei nach den indi­vi­du­ellen Anfor­de­rungen seitens der Logistik des Unternehmens.

Ist Ihre IT-Sys­tem­land­schaft ähnlich auf­gebaut? Ver­gleichen Sie Ihre und bauen Sie diese nach dem „state of the art“ Modell auf.

Der Weg zur homo­genen IT-Systemlandschaft

Da IT-Sys­tem­land­schaften oft his­to­risch gewachsen sind, sollte man sich im Vorfeld einer Logistik-Soft­ware­ein­führung mit der Homo­ge­ni­sierung & Stan­dar­di­sierung der gesamten Logistik-IT beschäftigen.

Zunächst sollte die bestehende IT-Sys­tem­land­schaft, sowie alle bestehenden Ver­knüp­fungen ein­zelner Systeme, über alle Ebenen hinweg erfasst werden. Mit einer gra­fi­schen Dar­stellung inklusive Beschreibung aller Schnitt­stellen sowie Funk­tionen der ein­zelnen Systeme kann man hier eine gute Über­sicht schaffen. Sys­tem­ver­sionen und Sys­tem­her­steller sollten ebenso mit­er­fasst und gemäß deren Sup­port­zeiten und Betriebs- und War­tungs­kosten bewertet werden.

Wir emp­fehlen, dass die­selben Sys­tem­her­steller und Sys­tem­ver­sionen auf einer Ebene zum Einsatz kommen. Dies redu­ziert Schnitt­stellen und vor allem auch Kosten.

Zusam­men­fassend: Ana­ly­sieren und beschreiben Sie Ihre IT-Land­schaft. Stellen Sie die IST-Situation gra­fisch dar. Defi­nieren Sie Ihre zukünftige IT-Land­schaft, mög­lichst homogen in Be-zug auf Sys­tem­her­stellern und Sys­tem­ver­sionen. Bestimmen Sie den GAP zwi­schen IST und SOLL und leiten Sie daraus Ihre Maß­nahmen zur Umsetzung ab.

Pro­zess­auf­nahme & Anfor­de­rungs­de­fi­nition Ihrer Logistik-IT

Neue Pro­zess­an­for­de­rungen auf­grund von Unter­neh­mens­wachstum und der damit ver­bundene höhere Waren- und Mate­ri­al­durchsatz in der Logistik sind klas­sische Gründe, warum sich Unter­nehmen mit der Opti­mierung der Logistik-IT beschäf­tigen. Wichtig bei der IT-Opti­mierung ist eine struk­tu­rierte Vor­ge­hens­weise. Wenn Sie bei­spiels­weise ein neues Lager­ver­wal­tungs­system ein­führen möchten, sollten Sie zunächst Ihre Logis­tik­pro­zesse auf­nehmen und doku­men­tieren. Diese können durch den Einsatz neuer Systeme beein­flusst werden, so dass eine Anpassung statt­finden muss. Als Emp­fehlung: wir bilden Pro­zesse innerhalb der Pro­zess­do­ku­men­tation bei­spiels­weise im BPMN 2.0 Standard ab.

Welche Logis­tik­pro­zesse sind hier spe­ziell zu berück­sich­tigen? Der Fokus sollte auf die regu­lären Logis­tik­pro­zesse vom Waren­eingang bis zum Waren­ausgang inkl. Aus­zeichnung, Transport, Lagerung und Kom­mis­sio­nierung gesetzt werden. Son­der­pro­zesse wie Inventur, Transport (von- und zum Kunden) oder die Kun­den­ver­rechnung sollten ebenso in der Pro­zess­auf­nahme berück­sichtigt werden. Ver­folgen Sie eine ganz­heit­liche Betrachtung inklusive aller angren­zenden Logistikprozesse.

Nach Abschluss der Pro­zess­do­ku­men­tation folgt die Anfor­de­rungs­de­fi­nition an die neue Logis­tik­software. Die auf­ge­nom­menen Pro­zesse sowie der in der Logistik zum Einsatz kom­menden Tech­niken wie bei­spiels­weise „pick by voice“, „pick by light“, ent­spre­chende Stap­ler­leit­systeme oder Lager-Auto­ma­ti­sie­rungen dienen als Basis, um Ihren Soll-Zustand respektive die IT-Anfor­de­rungen zu defi­nieren. Eine eta­bliertere Vor­ge­hens­weise zur Erar­beitung der IT-Anfor­de­rungen / Soll-Pro­zesse ist das Durch­führen von Pro­zess­work­shops. Auf­grund unserer lang­jäh­rigen Erfahrung unter­stützen wir Sie gerne bei der ganz­heit­lichen Pro­zess­auf­nahme, den Pro­zess­work­shops sowie der Erstellung des Prozesslastenheftes.

Eva­luation eines Lager­ver­wal­tungs­systems – Anbieterauswahl 

Welches ist die richtige Lager­ver­wal­tungs­software für die indi­vi­du­ellen Unternehmenszwecke?

Die vorab defi­nierten Sys­tem­an­for­de­rungen bilden die Basis, um eine Aus­wahl­liste der in Frage kom­menden Sys­tem­lie­fe­ranten zu erstellen. Recher­chieren Sie ver­schiedene Sys­tem­an­bieter am Markt und erstellen eine Bie­ter­liste. Ist die Bie­ter­liste erstellt, sollte ein Erst­kontakt zu den Sys­tem­lie­fe­ranten statt­finden, mit dem Ziel diese offi­ziell in das Bie­ter­ver­fahren mit­auf­zu­nehmen. Die Aus­schreibung kann nun vor­be­reitet werden. Beim Aus­schrei­bungs­ver­fahren gilt es ver­schiedene Punkte zu beachten, um den best­mög­lichen Anbieter zu wählen. Neben voll­um­fäng­lichen Aus­schrei­bungs­un­ter­lagen, wie einer detail­lierten Anfor­de­rungs­be­schreibung, dem Zeitplan, der Kos­ten­kal­ku­la­ti­ons­vorlage – hier sollte eine ein­heit­liche Vorlage erstellt werden, um die Ange­bots­aus­wertung zu erleichtern, emp­fehlen wir ent­spre­chende vor Ort Bege­hungen mit den poten­zi­ellen Sys­tem­an­bietern durch­zu­führen. Zum einen findet somit ein erstes Ken­nen­lernen statt, zum anderen kann die Ange­bots­qua­lität und Genau­igkeit ver­bessert werden. Nachdem die Angebote der Sys­tem­lie­fe­ranten ein­ge­gangen sind, beginnt die Angebotsauswertungen. 

Ange­bots­aus­wertung und Lieferantenauswahl

Auf Basis der erstellten Aus­schrei­bungs­un­ter­lagen und Vor-Ort-Bege­hungen mit den poten­zi­ellen Sys­tem­lie­fe­ranten können nun qua­li­tativ gute Angebote von den Anbietern erwartet werden. Die Deadline zur Ange­bots­abgabe sollte unbe­dingt fest­gelegt werden. Nach Eingang der Aus­schrei­bungs­un­ter­lagen kann nun eine erste Vor-Selek­tierung vor­ge­nommen werden. Dazu zählen bei­spiels­weise Kri­terien wie „pünkt­liche Abgabe“ oder „Voll­stän­digkeit der Angebote“. Im zweiten Step werden Leis­tungen und Kosten der Angebote mit­ein­ander ver­glichen und bewertet. Am Ende sollten 3–5 Sys­tem­lie­fe­ranten für die Ent­schei­dungs-Phase zur Ver­fügung stehen. 

Wir emp­fehlen im nächsten Schritt Refe­renz­be­suche durch­zu­führen, bei dem die Anbieter Ihre Lager­ver­wal­tungs­software vor­stellen. Eine gute Vor­be­reitung auf den Termin mit einem ent­spre­chenden Fra­gen­ka­talog sollte vor­aus­ge­setzt sein.

Vor dem finalen Ent­scheid müssen die ver­trag­lichen Rah­men­be­din­gungen genauer durch­leuchtet werden. Neben den Initi­al­kosten sind lau­fende Service- und War­tungs­kosten zu betrachten. Generell ist das gesamte Ver­trags­ma­nagement eine sehr wichtige Pro­jekt­phase, in der über eine lang­fristige Zusam­men­arbeit ent­schieden wird.

Unsere Erfah­rungen haben gezeigt, dass „Allein­gänge“, feh­lende Expertise, gepaart mit fal­schem Ehrgeiz oftmals kein guter Weg sind, um eine Software erfolg­reich ein­zu­führen. Eine externe Unter­stützung ist empfehlenswert. 

Vor­teile einer Lagerverwaltungssoftware

Welche Gründe sprechen für den Einsatz einer Lagerverwaltungssoftware?

Eine Logistik ohne ein ent­spre­chendes Lager­ver­wal­tungs­system kann sicherlich (noch) funk­tio­nieren, aller­dings sollten die Risiken berück­sichtigt werden. Ein manuell geführtes Lager hängt stark von den ope­rie­renden Mit­ar­beitern ab, welche die Pro­zesse als auch die genauen Lagerorte der Waren ver­in­ner­licht haben. Doch was pas­siert, wenn Mit­ar­beiter plötzlich aus dem Unter­nehmen aus­scheiden? Stark wach­sende Zugriffs­zeiten, unauf­findbare Waren oder unklare Waren­ver­füg­bar­keiten und das damit ein­her­ge­hende Risiko eines Lie­fer­eng­passes, um nur einige mög­liche Aus­wir­kungen zu nennen.

Ein Lager­ver­wal­tungs­system bietet eine klare Doku­men­tation und Ver­waltung der Lager­standorte und Artikel sowie der Lager­pro­zesse. Neben dem Lager- und Bestands­ma­nagement können bei­spiels­weise Scanner zur papier­losen Bewirt­schaftung oder zur sys­tem­ge­führten Inventur ver­wendet werden. Die Anbindung von auto­ma­ti­sierten oder teil­au­to­ma­ti­sierten Lager­sys­temen kann ebenso in Betracht gezogen werden.

Fazit: Die Ein­führung einer Lager­ver­wal­tungs­software bietet für Unter­nehmen eine Vielzahl an Mög­lich­keiten zur Opti­mierung der eigenen Pro­zesse und Abläufe, was schluss­endlich mit wirt­schaft­lichem Erfolg belohnt werden wird.

Wie lässt sich eine Lager­ver­wal­tungs­software in Ihr Lager integrieren?

Grund­sätzlich sollte es keine Rolle spielen, ob Sie eine Lager­ver­waltung für kleine Lager mit manu­ellen Pro­zessen oder ein System für hoch­au­to­ma­ti­sierte Lösungen benö­tigen. Die meisten Sys­tem­lie­fe­ranten bieten ein fle­xibles und kom­po­nen­ten­ba­siertes System. Durch den modu­laren Aufbau ist das Lager­system frei ska­lierbar und kann mit stei­genden Anfor­de­rungen (mit-) wachsen. Als Betreiber stehen Ihnen diverse Kon­fi­gu­ra­tions- und Indi­vi­dua­li­sie­rungs­mög­lich­keiten zur Ver­fügung. Achten Sie bei Sys­teman­pas­sungen stets auf eine sorg­fältige Doku­men­tation der Ände­rungen. Ein gut geplantes Test- und Release­ma­nagement ist dabei unab­kömmlich. Beziehen Sie hier unbe­dingt den Sys­tem­lie­ferant von Beginn an mit ein und bauen Sie ein eigenes und qua­li­fi­ziertes Test-Team auf.

Alter­nativ zum modu­laren Aufbau gibt es soge­nannte indi­vi­du­al­pro­gram­mierte Systeme, bei denen die Funk­tionen kun­den­spe­zi­fisch und fast von Grund auf neu pro­gram­miert werden. Hier sind bei der Aus­ge­staltung der Funk­tionen fast keine Grenzen gesetzt, was aber mit einem sehr hohen Pro­gram­mier­aufwand und damit hohen Kosten ver­bunden ist.

Fazit: Wir emp­fehlen eine modulare und kom­po­nen­ten­ba­sierte Sys­tem­lösung. Stan­dar­di­sierte Schnitt­stellen sorgen für eine erleich­terte Inte­gration in Ihre Sys­tem­land­schaft. Zudem sind die Initial- und lau­fenden Kosten wesentlich transparenter.

Coming soon…

  • Inte­gra­tions- und Aus­bau­mög­lich­keiten einer Lagerverwaltungssoftware
  • Ein­führung einer Lagerverwaltungssoftware
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