Wann ist ein Projekt erfolgreich und wie kann man den Erfolg innerhalb eines Projektes maßgeblich beeinflussen? Unabhängig von der Branche und der Unternehmensgröße ist heutzutage die Art und Weise Projekte abzuwickeln und zu managen in vielen Unternehmen durch deren Kultur sowie Leitbild geprägt und folglich unterschiedlich. Es gibt verschiedene Ansätze, wie zum Beispiel die klassische oder die agile (Scrum, Six Sigma, etc.), Projektabwicklung. Je nach Projektinhalt und Ausprägung sollte die richtige Auswahl gut überdacht werden. Die Qualifizierung der eigenen Mitarbeiter und das Bereitstellen der benötigten Personalressourcen für ein Projekt ist unabdingbar. Erfahrungsgemäß entsteht oft ein Interessenskonflikt zwischen Projektarbeit und Daily Business. Unabhängig von der Auswahl der Projektmanagementmethode sind folgende Faktoren aus unserer Sicht für den Projekterfolg entscheidend: eine klare Zielformulierung, die Erwartungen der Stakeholder einholen, die Projektrisiken definieren und den kritischen Pfad kennen, den Projektverlauf regelmäßig kommunizieren, die Auswahl eines Projektmanagement-Tools, Aufgaben, Ziele und Auftrag kontinuierlich überprüfen.
Projektmanagement- und Qualität-Standards
Wir haben innerhalb unserer Organisation eigene Projektmanagement- und Qualität-Standards definiert. Diese beinhalten klar definierte Projektrollenbeschreibungen und eine einheitliche Vorgehensweise unserer Berater und Projektmanager in der Organisation und Steuerung von Projekten. Letztlich sind somit die eigenen Spielregeln klar definiert. Um die Qualität und die Zielerreichung innerhalb des Projekts sicherzustellen, haben wir einen internen Quality-Check-Prozess eingeführt, der aus verschiedenen Phasen besteht. Im Wesentlichen werden vor, während und nach dem Projekt festgelegte Projektparameter gemeinsam im Projektteam abgefragt und besprochen. Neben einer guten Ausbildung der Projektmanager, auf die man Wert legen sollte, ist eine eindeutige Festlegung der Projektmanagementmethode vor Projektstart unabdingbar. Vor allem sollte der Projetkauftraggeber, sprich der Kunden bei dieser Entscheidung unbedingt einbezogen werden. In unserer nächsten Serie gehen wir darauf ein, welche Projekte sich für eine klassische und welche sich für eine agile Methode anbieten.Festlegung der Projektmanagementmethode: Klassisch oder agil?
Klassische Projektmanagement-Methoden werden oftmals in Bau- oder Modernisierungsprojekten angewendet. Sie benötigen eine klare Projektorganisation und stellen die Zielerreichung in den Mittelpunkt. Die Projektziele sind klar definiert. Abweichungen oder Änderungen werden als störend eingestuft, da diese mitunter kostenintensiv sind. Dieser Ansatz ist stark plan- und prozessgetrieben und beinhaltet viele Regeln und Aufgaben, die von einer höheren Instanz (Projektsteuerung/Projektleitung) überwacht und gesteuert werden. Der vollständige Nutzen entsteht übrigens erst am Ende. Agile Methoden (Scrum, Kanban etc.) kommen aus der Software-/Produktentwicklung. Gerade in dynamischen Umgebungen, in denen sich Anforderungen durch die Nutzung innovativer Technologien stetig ändern und sich die Märkte rasch entwickeln, sind agile Vorgehensweisen klar im Vorteil. Sie eignen sich für Projekte mit kurzer Laufzeit, unterstützen die Flexibilität in der Zielerreichung und stellen den Kundennutzen in den Vordergrund. Änderungen werden als sinnvolle Verbesserungen eingestuft. Dabei organisiert sich das Projektteam selbst, wodurch oftmals eine hohe Teammotivation mit hoher Teamperformance entsteht. Fazit: Beide Modelle haben sicherlich ihre Berechtigung, Vorteile und Anwendungsgebiete. In vielen Branchen oder Anwendungsfällen muss das klassische Projektmanagement herangezogen werden, weil sich agile Prozesse hier gar nicht eignen. Um zu einer ersten Einschätzung eines Projekts zu kommen, welches Vorgehen wahrscheinlich das zielführendste ist, kann die Stacey Matrix übrigens eine weitere gute Orientierung bieten.Digitales Projektmanagement – Einsatz eines PM-Tools
Viele Unternehmen setzen auch heute noch Excel-Tabellen für die Projektplanung und Abwicklung ein. Excel kennt man und es ist einfach bedienbar, aber gerade bei komplexen Projekten geht der Überblick schnell verloren, insbesondere beim Multi-Projektmanagement, was fatale Auswirkungen mit sich bringen kann. Grundsätzlich sollte ein Projekt immer mit hoher Effizienz abgewickelt werden. Eine gute Organisation sowie Kommunikation sind also unumgänglich. Wir wickeln unsere Projekte mit unserer eigens entwickelten PM-Applikation i‑ProjectRoom ab. Diese ermöglicht uns, allen Projektbeteiligten jederzeit die nötigen Informationen und Inputs zugänglich zu machen und damit direkt oder indirekt zu kommunizieren. Das Spektrum der Kommunikation innerhalb der Web-Applikation reicht dabei von direktem Benachrichtigen, To dos oder Terminumfragen, bis hin zur Erfassung von Budgets, Risiken, Protokollen, Terminkalendern, Meilensteinplänen oder allgemeinen Dokumenten über das Projekt. Über das Projekt-Dashboard werden uns alle relevanten Projektinformationen (Fortschritt, To-Dos, Budget und Risiken) auf einen Blick angezeigt. Die Projektampel zeigt uns, ob wir auf Kurs sind oder wir steuernd eingreifen müssen. Fazit: Projekte nicht digital respektive nicht mit einem PM-Tool abzuwickeln, kann den Projekterfolg maßgeblich gefährden. Sprechen Sie uns an. Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl des richtigen PM-Tools.
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